仕事用ツールを続ける・減らす・やめる｜費用と引継ぎの判断シート

利用中の仕事用ツールを見直すガイド｜公式情報確認：2026年10月11日

対象は、契約して利用している仕事用ツールです。自社で開発・提供しているサービスの閉鎖判断ではありません。契約変更や解約の条件は、利用中のサービスの公式説明と実際の契約内容で確認してください。

利用が少ない理由を、先に確認する

ログインが少ないだけでは、必要性は決まりません。月末だけ使う業務や、過去記録の確認に使うツールもあります。反対に、毎日開いていても、他の台帳と二重入力しているなら手間の見直しが必要かもしれません。

「使っていない」という印象を、対象業務・確認期間・実際にした作業に分けます。確認していないことは不明と書き、利用0件へ置き換えないようにします。

継続・縮小・移行を、同じ条件で比べる

この例では、移行先の月額は縮小案より低くても、12か月分と移行費の合計は同じ36,000円です。継続案との差は24,000円ですが、それだけで縮小や移行を決める材料にはしません。必要な操作が残るか、データを引き継げるか、担当者が扱えるかも確認します。

この表には、元の契約の残りの支払い、併用期間の費用、社内作業の時間、税などを含めていません。実際の見直しでは、自分の契約で発生する項目を足してください。過去に払った金額と、これから発生する金額も分けて記録します。

具体例：出力できても、残したい内容が揃うとは限らない

Slackの公式資料では、プラン別にデータの出力範囲が説明されています。フリー・プロの通常のパブリックチャンネルの出力は、オーナーや管理者が行うメッセージとファイルのリンクのJSON形式です。プライベートチャンネルやDMを含む出力は、プランや申請などの条件が異なります。Slack公式：ワークスペースのデータをエクスポートする

また、JSON形式の出力の説明には、ワークスペース内のファイルへ戻るリンクが含まれると記載されています。「出力できる」だけでファイル本体まで保存できたと考えず、出力の種類と中身を確認する必要があります。Slack公式：出力データの読み方

これは公式説明を読む例です。当サイトがSlackの実アカウントを出力・解約した結果ではありません。自分のプラン、権限、対象期間、残したい情報に合わせて確認してください。

変更前のデータ確認は、3つに分ける

1. 出せる範囲を確認：対象の記録、期間、添付ファイル、出力する人の権限を公式説明で確かめます。
2. 出力した内容を照合：許可された範囲で出力し、代表的な記録とファイルを確認します。リンクだけか、ファイル本体か、必要項目があるかを分けて見ます。
3. 移行先で使えるか確認：表示、検索、担当者の操作を試します。保存できたことと、元の業務を引き継げたことを別に記録します。

過去記録を残す理由、保管先、アクセスできる人も決めます。必要な保存期間や削除条件に関わる判断は、組織のルールと契約条件を確認します。読み取りや出力の確認が終わる前に、契約終了やアカウント・データの削除を同じ作業として進めないようにします。

コピー用：継続判断と変更前の引継ぎシート

見出しを開いて本文をコピーできます。パスワード、APIキー、顧客の個人情報などは書き込まず、許可された手順書や記録の参照先を使ってください。

サービス名／プラン／契約を確認した日：
現在の業務・担当・利用周期：
確認した期間と、実際に使った作業：
今後も残す業務：
比較する期間／人数／条件：
継続案の費用と、残る機能：
縮小案の費用と、使えなくなる機能：
移行案の利用費／移行費／併用費／作業時間：
元の契約の残りの支払い・終了条件：
必要なデータの出力・読み取り確認：
代替方法で試した業務と結果：
未確認の条件／確認する担当：
判断：継続・縮小・移行・保留
判断理由／決定者／次の見直し日：

変更予定の内容／対象範囲：
変更を判断する人／実作業の担当：
残すデータ・ファイル・期間：
出力可能な範囲／形式／権限：
出力した内容と読み取りの確認結果：
保存先／アクセスする人／参照手順：
移行先で確認した業務／まだ未確認の業務：
通知・外部連携・権限への影響：
元の契約が終了する日／確認した条件：
変更後の確認担当／確認日：
問題が出たときの相談先／対応手順：
未完了の項目／次の担当／期限：

判断が止まったら、残った疑問を作業に変える

「やめても大丈夫か」を一度で答えようとせず、データを読めるか、代わりの操作ができるか、契約はいつ終了するかを一つずつ確認します。分からない項目があるときは、保留の理由と担当を残してください。

• 架空データ3件と5つの操作テスト：移行先の登録・検索・更新・出力を試すとき
• 変更を1つ試す運用改善シート：今のツールを調整して使い続ける案を試すとき
• 同じ条件で比べる料金例と確認表：人数や支払い周期を揃えて比較するとき

続ける判断にも、変更する判断にも理由を残せます。「何となく払い続けている」状態から、必要な仕事と残す情報を説明できる状態へ。見直しの結果を次の担当も読める形にしておくと、次回の判断を始める場所ができます。

判断の進め方・料金例・シートは当サイトが作成した説明用の提案です。Slackの出力範囲と形式はリンク先の公式資料を確認しました。契約変更や解約の実作業を行った体験談ではありません。